Hva gjør du når leieavtalen nærmer seg utløp?

  • desember 14, 2017

Inngåelse av ny leieavtale

Leiekostnader er en vesentlig kostnad, og inngåelse av ny leieavtale er en viktig innkjøpsprosess. Realia har 20 års erfaring som leietakerrådgivere, og vi gjennomfører årlig et stort antall reforhandling/relokaliserings-prosjekter. 

·  Husk å starte prosessen tidlig, i god tid før dagens leieavtale utløper. En god innkjøpsprosess gir rom for vurdering av både reforhandling av nåværende leieavtale, eller relokalisering til nye lokaler. Vi anbefaler å starte vurderingen 1,5-4 år før kontraktsutløp, avhengig av arealbehov.
 
·  Det er viktig å lage en fremdriftsplan. Denne må ta høyde for bl.a. prosjektgjennomføring, planlegging av flytting,  behandlingstid av offentlige godkjennelser, bygging/oppussing av nye lokaler og tilbakelevering av de gamle lokalene.
 
·  Utleier skal alltid levere nøkkelferdige lokaler tilpasset leietakers behov. Det må utarbeides en tydelig leveringsbeskrivelse som forteller utleier hvilke tekniske krav som skal stilles til lokalene. Eksempler på dette er:
o   Krav til miljø og energiforbruk.
o   Lydkrav
o   Materialvalg
o   Krav til ventilasjon og kjøling
o   Krav til IT installasjoner og el-anlegg
o   Sikkerhet/alarm
 
·  Relokalisering eller reforhandling er en anledning for bedriften til å vurdere bl.a. arealforbruk og arbeidsformer. I mange tilfeller er det nyttig å utarbeide en funksjonsbeskrivelse sammen med bedriftens romprogram, for å tydelig synliggjøre bedriftens organisasjon og behov.
 
·  Gjør en grundig kartlegging av markedet i det området bedriften ønsker å være lokalisert. Det kan være store differanser på pris og kvalitet i samme område.
 
·  Husk at dette er en innkjøpsprosess! Vurder flere lokaler og tilbud, og konkurranseutsett tilbudene mot hverandre. Det gir sikkerhet og trygghet for at leievilkårene blir de aller beste.  
 
·  Ved relokalisering må også kostnader knyttet til flytting og innkjøp av nye kontormøbler etc. tas med i vurdering.
 
Kontakt oss gjerne hvis dere har spørsmål til gjennomføring av en slik prosess. Realia har vært leietakerrådgivere siden 1997,  og vi gjennomfører årlig et stort antall reforhandling/relokaliseringsprosjekter.

Flere artikler

Se alle artikler