Hva gjør du når leieavtalen nærmer seg utløp?

·  Husk å starte prosessen tidlig, i god tid før dagens leieavtale utløper. En god innkjøpsprosess gir rom for vurdering av både reforhandling av nåværende leieavtale, eller relokalisering til nye lokaler. Vi anbefaler å starte vurderingen 1,5-4 år før kontraktsutløp, avhengig av arealbehov.

 

·  Det er viktig å lage en fremdriftsplan. Denne må ta høyde for bl.a. prosjektgjennomføring, planlegging av flytting,  behandlingstid av offentlige godkjennelser, bygging/oppussing av nye lokaler og tilbakelevering av de gamle lokalene.

 

·  Utleier skal alltid levere nøkkelferdige lokaler tilpasset leietakers behov. Det må utarbeides en tydelig leveringsbeskrivelse som forteller utleier hvilke tekniske krav som skal stilles til lokalene. Eksempler på dette er:

o   Krav til miljø og energiforbruk.

o   Lydkrav

o   Materialvalg

o   Krav til ventilasjon og kjøling

o   Krav til IT installasjoner og el-anlegg

o   Sikkerhet/alarm

 

·  Relokalisering eller reforhandling er en anledning for bedriften til å vurdere bl.a. arealforbruk og arbeidsformer. I mange tilfeller er det nyttig å utarbeide en funksjonsbeskrivelse sammen med bedriftens romprogram, for å tydelig synliggjøre bedriftens organisasjon og behov.

 

·  Gjør en grundig kartlegging av markedet i det området bedriften ønsker å være lokalisert. Det kan være store differanser på pris og kvalitet i samme område.

 

·  Husk at dette er en innkjøpsprosess! Vurder flere lokaler og tilbud, og konkurranseutsett tilbudene mot hverandre. Det gir sikkerhet og trygghet for at leievilkårene blir de aller beste.  

 

·  Ved relokalisering må også kostnader knyttet til flytting og innkjøp av nye kontormøbler etc. tas med i vurdering.

 

Kontakt oss gjerne hvis dere har spørsmål til gjennomføring av en slik prosess. Realia har vært leietakerrådgivere siden 1997,  og vi gjennomfører årlig et stort antall reforhandling/relokaliseringsprosjekter.